management project strategische impact van projecten meetbaar maken Projecten moeten een bijdrage leveren aan het bedrijf of de organisatie. Deze bijdrage kan strategisch zijn of niet. Uit de vele projectaanvragen moet u deze kunnen kiezen die het verdienen om uit te voeren. Eén van de elementen bij de keuze van projecten is hun strategische bijdrage. Om projecten te vergelijken en zo de juiste keuze te maken is het noodzakelijk dat u de strategische bijdrage meetbaar kunt maken. Dit zijn enkele mogelijkheden om dit te doen. Als sponsor zult u de strategische bijdrage meestal niet zelf moeten bepalen. Het is belangrijk dat u niet enkel de resultaten kunt beoordelen, maar dat u zicht heeft op de manier waarop die zijn bepaald. Dit is een beschrijving van enkele technieken met hun voor- en nadelen. Dit kan helpen als uw medewerkers u komen vragen hoe zij de strategische impact moeten bepalen. De strategische bijdrage is niet louter financieel. Het kan gaan over kwaliteit, snelheid, klantenbinding, marktaandeel, imago en nog vele andere aspecten. Projecten die niet kunnen verbonden worden met de strategie lopen het risico dat ze niet voldoende management ondersteuning krijgen. Een ondersteuning door het topmanagement in een bedrijf en organisatie is essentieel voor het welslagen van een project. Omdat projecten veel middelen (geld, tijd en andere) opslorpen is het noodzakelijk deze zo dicht mogelijk bij de strategie te brengen. Op die manier zijn de beperkte middelen het best besteed. Er zijn heel wat technieken ontwikkeld om de strategische impact te bepalen en die om te zetten in een score waardoor vergelijken van projecten mogelijk wordt. Deze technieken vereisen veel of minder voorbereidend werk. Bij minder voorbereidend werk zijn de resultaten meestal niet zo nauwkeurig. strategiebepaling Elke organisatie, bedrijf heeft een strategie en daarin is ook beschreven wat daar precies mee bedoeld wordt. Nemen we als voorbeeld een bedrijf met een vierledige strategie: – Klantentevredenheid – Business waarde – Werknemerstevredenheid – Effectiviteit en efficiëntie van de interne processen Door projecten te scoren op de strategische impact kunt u het project kiezen met de grootste strategische impact. kwalitatieve scores Alle betrokken directieleden bepalen de strategische impact voor alle projecten op basis van de beperkte beschrijving ervan. De scores worden vergeleken en er wordt een consensus waarde bepaald. Deze consensus waarde wordt gemotiveerd. Het wordt echter lastig om projecten onderling te vergelijken zonder de motivatie van de score van elk projet te analyseren. Een ander risico is dat de beoordeling van de projecten niet consistent gebeurt. De score is best kwalitatief (bv High, Medium, Low, None) om het risico van inconsistentie te beperken. 36 cfo magazine maart 2014 U kunt ook de score bepalen voor elk strategisch objectief afzonderlijk en dan via een consensus een algemene score afleiden. De score is ook hier best kwalitatief. Via een vooraf bepaalde werkwijze kunt u de detailscores omzetten naar globale scores (bv als op minstens één aspect de score High is, dan is dit zo voor het project). Project Project 1 Project 2 Project 3 Klanten tevredenheid High Medium High Business waarde Medium High Low Werknemer tevredenheid Low Medium High Interne processen Medium Medium High Globale score High High High Het is nu niet mogelijk om een onderscheid tussen de projecten te maken. Deze benadering kunt u verfijnen door meer scores te gebruiken (bv Very High, High, Medium, Low, Very low, None). U kunt ook voor elke projectdoelstelling de verschillende voordelen bepalen en nagaan wat de strategische impact is hiervan. Dit maakt de score veel gedetailleerder maar het risico voor niet consistente toepassing van de scores stijgt. Een dergelijke aanpak kunt u met onderstaand schema uitvoeren. Doelstelling Voordeel Doel 1 Strat 1 Voordeel 1 Voordeel 2 Voordeel 3 Very High None Low Doel 2 Totaal doel 1 Very High Voordeel 1 Voordeel 2 None Very Low Totaal doel 2 Very Low Totaal project Very High Strat 2 High High Very High Strat 3 None Medium Medium Low Medium Medium Low Medium High Medium High Very High High Hierbij is score bepaald per voordeel, dan veralgemeend per projectdoelstelling en tenslotte op projectniveau getotaliseerd. Het risico voor inconsistente scores in hier vrij hoog en in veel gevallen is een meer gedetailleerde score niet uitvoerbaar (wat is het verschil tussen Very High en High? Is dit verschil steeds even groot?). Motivaties Pagina 31

Pagina 33

Scoor meer met een webwinkel in uw brochures. Velen gingen u voor en publiceerden uitgaven online.

CFO Magazine (Niet abo) Lees publicatie 2Home